REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUGI KSeFnoti

Wersja i data obowiązywania

Wersja: 1.0

Data obowiązywania: 12.04.2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin ("Regulamin") określa zasady korzystania z usługi KSeFnoti ("Usługa"), świadczonej drogą elektroniczną przez iSolutions Piotr Pokraczyński NIP 7542900910. Usługodawca zwany jest dalej "Usługodawcą".
  2. Usługa adresowana jest przede wszystkim do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (model B2B). Zawarcie umowy przez konsumentów jest wyłączone.
  3. Korzystanie z Usługi wymaga akceptacji Regulaminu oraz dokumentów dotyczących prywatności (Polityki prywatności oraz klauzul RODO). Akceptacja następuje podczas rejestracji konta.
  4. Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie w serwisie internetowym Usługodawcy w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§2. Definicje

  1. Usługa - aplikacja SaaS KSeFnoti dostępna poprzez przeglądarkę internetową, umożliwiająca monitorowanie Krajowego Systemu e-Faktur.
  2. Serwis - strony internetowe Usługodawcy pod domeną ksefnoti.pl oraz powiązane serwisy, za pośrednictwem których świadczona jest Usługa.
  3. Użytkownik - każda osoba fizyczna, która zakłada Konto i korzysta z Usługi w imieniu Klienta.
  4. Klient - przedsiębiorca lub inny podmiot profesjonalny, który zawiera z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi.
  5. Konto - indywidualny dostęp Użytkownika do Usługi, utworzony po dokonaniu rejestracji.
  6. KSeF - Krajowy System e-Faktur.
  7. Token - dane uwierzytelniające pozwalające na integrację z KSeF.
  8. Subskrypcja/Plan - wariant funkcjonalny Usługi (np. Mini, Standard, Max) wraz z limitami i ceną.
  9. Okres rozliczeniowy - okres, za który naliczana jest opłata abonamentowa (co do zasady jeden miesiąc, chyba że strony uzgodnią inaczej).

§3. Zakres Usługi

  1. Usługa polega na: (a) cyklicznej synchronizacji danych z KSeF; (b) przetwarzaniu i przechowywaniu metadanych faktur oraz plików XML; (c) wysyłaniu powiadomień e-mail o wykryciu nowych dokumentów; (d) udostępnianiu historii faktur i powiadomień w panelu Użytkownika.
  2. Integracja z KSeF odbywa się bezpośrednio za pośrednictwem API KSeF. System działa na tokenach KSeF przekazywanych przez Użytkownika. Tokeny są przechowywane w formie zaszyfrowanej.
  3. Usługa ma charakter techniczny i informacyjny. Nie stanowi usług księgowych, doradztwa podatkowego ani prawnego.
  4. Usługodawca nie jest operatorem KSeF ani nie odpowiada za jego prawidłowe funkcjonowanie.

§4. Charakter usługi

  1. Usługa ma charakter wyłącznie pomocniczy, techniczny i informacyjny. Nie jest systemem krytycznym dla działalności Klienta.
  2. Usługa nie może być traktowana jako jedyne źródło informacji o fakturach. Użytkownik jest zobowiązany do samodzielnej i niezależnej weryfikacji danych w KSeF oraz terminowego wykonywania obowiązków podatkowych.
  3. Usługodawca nie gwarantuje:
    • dostarczenia jakichkolwiek powiadomień,
    • terminowości synchronizacji,
    • kompletności ani poprawności danych pobranych z KSeF,
    • ciągłości działania Usługi.
  4. Usługa świadczona jest w modelu "as is" (jak jest) oraz "as available" (jak dostępna). Usługodawca zastrzega możliwość przerw technicznych, aktualizacji oraz ewentualnych błędów.
  5. Użytkownik korzysta z Usługi na własne ryzyko. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania lub niewykorzystania informacji generowanych przez Usługę.

§5. Konto użytkownika

  1. Założenie Konta wymaga rejestracji w Serwisie, podania prawdziwych danych identyfikacyjnych oraz akceptacji Regulaminu i dokumentów prywatności.
  2. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy danych logowania oraz zabezpieczenia Konta przed dostępem osób nieuprawnionych. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych logowania osobom trzecim.
  3. Klient jest odpowiedzialny za działania swoich Użytkowników w ramach Konta oraz za poprawność danych wprowadzanych do systemu (np. numery NIP, adresy e-mail odbiorców powiadomień).
  4. Usługodawca może czasowo zablokować Konto lub wybrane funkcje w przypadku podejrzenia nadużycia, naruszenia bezpieczeństwa lub naruszenia postanowień Regulaminu.
  5. Użytkownik może w każdej chwili usunąć Konto za pośrednictwem panelu lub poprzez kontakt z obsługą. Usunięcie Konta skutkuje wypowiedzeniem umowy.

§6. Integracja z KSeF

  1. Użytkownik udostępnia Usługodawcy tokeny KSeF w celu integracji z KSeF na własną odpowiedzialność. Tokeny oraz inne dane uwierzytelniające są szyfrowane po stronie serwera z użyciem bezpiecznego algorytmu (AES-GCM).
  2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność i ważność tokenów oraz za wszelkie skutki ich wykorzystania. W szczególności Użytkownik odpowiada za posiadanie odpowiednich uprawnień i podstawy prawnej do przetwarzania dokumentów w KSeF.
  3. Użytkownik jest zobowiązany niezwłocznie odwołać uprawnienia lub zaktualizować token w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki uzyskania dostępu do tokenów przez osoby trzecie, chyba że nastąpiło to z winy umyślnej Usługodawcy.

§6a. Ryzyka i ograniczenia KSeF

  1. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że działanie Usługi zależy od dostępności i poprawności systemu KSeF oraz jego interfejsów (API). Usługodawca nie ma wpływu na działanie, dostępność ani jakość danych udostępnianych przez KSeF.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub ograniczenia w działaniu KSeF, w tym za błędy po stronie KSeF, opóźnienia w publikacji dokumentów czy zmiany w API KSeF.
  3. Jakiekolwiek skutki finansowe lub organizacyjne wynikające z ograniczeń lub błędów KSeF obciążają wyłącznie Klienta.

§7. Dane i RODO

  1. Usługodawca przetwarza następujące dane:
    • dane konta (adres e-mail, hasło w formie hasza, opcjonalnie imię, numer telefonu),
    • dane firmowe (np. NIP, nazwa),
    • dane faktur (sprzedawca/nabywca, numery faktur, pliki XML),
    • historię powiadomień i subskrypcji.
  2. W zakresie danych konta Użytkownika Usługodawca działa jako administrator danych. W zakresie danych wprowadzanych przez Klienta (w tym danych faktur) Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta.
  3. Klient zapewnia, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Usługi (np. dane swoich pracowników czy kontrahentów). Klient jest zobowiązany realizować obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza.
  4. Dane mogą być przetwarzane z udziałem podmiotów trzecich (m.in. operator płatności, dostawca hostingu, wysyłka e-maili), przy zachowaniu wymaganych prawem zabezpieczeń i standardów RODO.
  5. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności dostępna w Serwisie.

§8. Płatności i subskrypcje

  1. Usługa jest oferowana w modelu subskrypcyjnym. Dostępne Plany oraz ich limity i ceny są opisane w sekcji "Cennik" w Serwisie i stanowią integralną część umowy.
  2. W fazie beta dostępny jest wyłącznie darmowy Plan "Mini". Po zakończeniu fazy beta Klient może wybrać płatny Plan zgodnie z cennikiem.
  3. Płatności realizowane są przez zewnętrznego operatora płatności lub poprzez klasyczny przelew bankowy po otrzymaniu faktury od Usługodawcy. Brak płatności w terminie skutkuje ograniczeniem lub zawieszeniem Usługi.
  4. Wszystkie ceny podawane są w kwotach netto; do ceny doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§9. Odpowiedzialność

  1. Usługa jest świadczona w modelu "as is" i "as available". Usługodawca dokłada należytej staranności, jednak nie udziela żadnych gwarancji ani rękojmi na działanie Usługi.
  2. Usługodawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za szkody wyrządzone umyślnie.
  3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • brak dostarczenia powiadomień,
    • opóźnienia w synchronizacji,
    • niekompletność, niepoprawność lub brak aktualności danych,
    • błędy lub przerwy w działaniu systemów zewnętrznych (w tym KSeF, operatorów płatności, usług hostingowych),
    • utratę tokenów KSeF lub innych danych uwierzytelniających, jeżeli nie wynika to z winy umyślnej Usługodawcy,
    • decyzje biznesowe i podatkowe Klienta oraz wszelkie skutki finansowe wynikające z wykorzystania lub niewykorzystania danych z Usługi.
  4. Wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy za utracone korzyści (lucrum cessans) oraz szkody pośrednie.
  5. Maksymalna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do kwoty równej sumie opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta z tytułu Usługi w okresie 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą odpowiedzialności, nie więcej jednak niż 500 zł.
  6. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają odpowiedzialności Usługodawcy za szkody wyrządzone umyślnie w przypadkach, w których wyłączenie takiej odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy obowiązujących przepisów.

§10. Dostępność i przerwy w działaniu

  1. Usługa może być czasowo niedostępna w szczególności z powodu prac konserwacyjnych, aktualizacji, awarii systemów zewnętrznych lub ograniczeń po stronie KSeF.
  2. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności ani parametrów SLA, o ile strony nie zawrą odrębnej umowy w tym zakresie.
  3. Użytkownik jest informowany o planowanych przerwach w działaniu Usługi w sposób zwyczajowo przyjęty (np. poprzez komunikat w Serwisie lub e-mail).

§11. Okres testowy i beta

  1. Usługodawca może udostępniać Usługę w wersji beta lub w ramach okresu testowego. Wersja beta może zawierać błędy, niedoskonałości oraz ograniczenia funkcjonalne.
  2. Korzystanie z wersji beta następuje na ryzyko Użytkownika i nie daje podstaw do roszczeń w przypadku niewłaściwego działania Usługi.
  3. Po zakończeniu okresu beta Użytkownik może wybrać płatny Plan lub zakończyć korzystanie z Usługi.

§12. Siła wyższa

  1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane działaniem siły wyższej, w szczególności skutkami klęsk żywiołowych, awarii infrastruktury teleinformatycznej, wojen, zamieszek, strajków, aktów władz publicznych, awarii systemów zewnętrznych (w tym KSeF) lub innymi zdarzeniami, na które Usługodawca nie ma wpływu.
  2. W przypadku wystąpienia zdarzeń siły wyższej Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Użytkowników o przyczynach i przewidywanym czasie trwania przerw.

§13. Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy

  1. Użytkownik może w każdym czasie rozwiązać umowę poprzez usunięcie Konta lub rezygnację z subskrypcji. W przypadku braku płatności za kolejny okres rozliczeniowy umowa ulega zawieszeniu lub rozwiązaniu zgodnie z opisem w § 8.
  2. Usługodawca ma prawo wypowiedzieć umowę z ważnych powodów, w szczególności w przypadku naruszenia postanowień Regulaminu przez Klienta lub zakończenia świadczenia Usługi. W przypadku zwykłego wypowiedzenia Usługodawca zachowuje 14-dniowy okres wypowiedzenia.
  3. Po rozwiązaniu umowy dane Użytkownika przechowywane są przez okres wynikający z przepisów prawa lub do momentu ich usunięcia zgodnie z Polityką prywatności.

§14. Własność intelektualna

  1. Usługa, Serwis oraz wszelkie ich elementy graficzne i tekstowe stanowią własność intelektualną Usługodawcy lub podmiotów współpracujących i są chronione prawem.
  2. Zabronione jest kopiowanie, dekompilacja, reverse engineering oraz innego rodzaju naruszenia praw własności intelektualnej związanych z Usługą. Użytkownik ma prawo korzystać z Usługi wyłącznie w zakresie określonym w Regulaminie.

§15. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym dla Regulaminu jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw.
  2. Wszelkie spory wynikłe ze stosowania Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile nie wynika inaczej z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  3. Usługodawca ma prawo wprowadzić zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Usługi, potrzeby bezpieczeństwa. O planowanych zmianach Użytkownik zostanie poinformowany poprzez Serwis lub e-mail z odpowiednim wyprzedzeniem. Korzystanie z Usługi po dacie wejścia zmian w życie oznacza akceptację nowego brzmienia Regulaminu.
  4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

§16. Kontakt

  1. Wszelkie pytania, uwagi i reklamacje dotyczące Usługi można zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: [email protected] lub poprzez formularz kontaktowy dostępny w Serwisie.
  2. Usługodawca udziela odpowiedzi na zgłoszenia w terminie do 14 dni roboczych.
Polityka prywatnościKontaktPowrót na stronę główną